Vorgehensweise

Unsere Vorgehensweise bei ERP-Projekten ist geprägt durch die besonderen Herausforderungen, die konzernweite Implementierungsvorhaben mit sich bringen:

• Potential zur Gewinnung von Wettbewerbsvorteilen vs. Risiko für das Unternehmen
• Heterogenität von Prozessen und Strukturen
• Internationalität: Sprachen, Kulturen und räumliche Distanz
• Dimension und Laufzeit des Gesamtvorhabens
• Langfristige Bindungswirkung von Entscheidungen

Vor diesem Hintergrund wurde ein Vorgehensmodell entwickelt, um IT-Strategie, Systemarchitektur, Template-Entwicklung und Roll-out-Phase zu einer gesamtheitlichen Planungsaufgabe zusammenzufassen.

Der Schwerpunkt des Vorgehensmodells liegt bei den frühen Projektphasen, in denen sorgfältige Planungsaktivitäten mit Blick für das ganze Vorhaben zu einem abgestimmten, konsistenten Vorgehen führen, so dass die Gefahr aufwändiger Korrekturen bei der Realisierung reduziert wird.

Die Phasen beinhalten im Einzelnen folgende Aufgaben:

Die Formulierung der langfristigen IT-Ziele und der IT-Strategie dient als Basis für das Design der konzernweiten Systemtopologie. Diese wird anhand einer Typologie fachlicher, logischer und physischer (De-)Zentralisierungs-entscheidungen systematisiert: Stammdatenkonzept, Prozessintegration, Mandatenkonzept und Systemarchitektur. Diesbezüglich getroffene Entscheidungen beeinflussen den Projekterfolg oder -misserfolg erheblich, sind nur mit hohem Aufwand revidierbar und müssen deshalb sorgfältig vorbereitet werden.

Der Implementierungsrahmenplan gliedert das Gesamtvorhaben in Pilot- und Roll-out-Projekte. In welcher Reihenfolge erfolgt die Implementierung bei den einzelnen Konzerngesellschaften? Wird der Softwareimplementierung ein Projekt zum Business-Process-Reengineering vorgeschaltet? Werden neue Softwaremodule schrittweise oder unternehmensweit gleichzeitig eingeführt? Sind Harmonisierungs- und Change-Management-Aktivitäten erforderlich?

Auf der Grundlage des Implementierungsrahmenplans kann in einer Projektrahmenorganisation eine passende Ressourcenverteilung und Projektorganisationsform als Vorlage für die im Einzelnen durchzuführenden Implementierungsprojekte gewählt werden. Im Pilotprojekt sind Geschäftsprozesse zu standardisieren, auf ihre Übertragbarkeit zu anderen Konzerngesellschaften zu prüfen und mittels Systemeinstellungen umzusetzen.

Die sich an das Pilotprojekt anschließenden Roll-out-Projekte werden gemäß dem Implementierungsrahmenplan sukzessive abgewickelt. Systembetrieb und Anwenderbetreuung sind entsprechend auszubauen.

Das vollen Nutzenpotential einer ERP-Software lässt sich nur erschließen, wenn nach Projektabschluss im Unternehmen ein Prozess zur kontinuierlichen Weiterentwicklung aufgesetzt wird.

Ausgehend von einer gemeinsam entwickelten BI-Strategie erfolgt in der ersten Phase eine Analyse der wichtigsten Geschäftsprozesse. Basierend auf den grundlegenden fachlichen Anforderungen wird in der nächsten Phase nach dem Prinzip des „Rapid-Prototyping" ein Prototyp erstellt, der erste fachliche Aspekte sowohl im Datenmodell als auch im Front-End darstellt. Die Fachabteilung kann schon in dieser frühen Phase einen Eindruck der späteren Anwendung erhalten und wichtiges Feedback für die effiziente Weiterentwicklung liefern.

Auf Basis der Erkenntnisse des Prototyps und dessen Abstimmung erfolgt die Realisierungsphase, die in mehreren iterativen Phasen durchlaufen wird.

Einerseits gilt es, durch das Feedback der Fachanwender zusätzlich gewonnene Erkenntnisse zu berücksichtigen, andererseits erhalten die Fachanwender permanent die Möglichkeit, ihre Anwendung inhaltlich zu testen und die Benutzerführung zu beurteilen – mit entsprechend positiven Auswirkungen auf die Benutzerakzeptanz.

In der Endphase erfolgt eine sukzessive Übernahme der BI-Anwendung durch die Fachabteilung und eine gemeinsame Erfolgsmessung.