Ablösung Excel-Planung

Microsoft Excel ist ein flexibles Werkzeug und wird deshalb für die unterschiedlichsten Anwendungsgebiete im Controlling eingesetzt. Insbesondere im Bereich der Planung und Budgetierung ist der Excel-Einsatz weit verbreitet.

Zunächst liegen die Vorteile auf der Hand: der Umfang der Anwendung ist am Anfang begrenzt, die Excel-Dateien können durch das Controlling gepflegt und weiterentwickelt werden, Verknüpfungen zwischen den Tabellenblättern sorgen für die Aggregation der Plandaten. Die Probleme entstehen mit den wachsenden Datenmengen und der steigenden Komplexität. Historisch gewachsene Excel-Anwendungen geraten dann schnell an ihre Grenzen: Undurchschaubare Verknüpfungen zwischen einer Vielzahl von Excel-Arbeitsmappen führen zu Inflexibilität und sind dementsprechend wartungsintensiv.

Zu den allgemeinen Herausforderungen im Planungsprozess, wie z.B.:

• Integration der einzelnen Teilpläne,
• Integration einer dezentralen Planung, 
• Integration mit dem Berichtswesen (Plan- und Ist-Daten), 
• Top-Down- versus Bottom-Up-Planung, 
• Vergleich von Plan-/ Ist-Daten auf unterschiedlichen Ebenen und 
• Simulationen („Was-wäre-wenn-Szenarien")

kommen spezifische Herausforderungen resultierend aus einer rein auf Excel basierenden Planung hinzu, u.a.:

• Konsolidierung der Teil-Pläne,
• Distribution der Planungsdateien an dezentrale Organisationseinheiten,
• Koordinationsaufwand zwischen den Beteiligten,
• redundante Planwerte (Planwerte sind auf eine Vielzahl von Excel-Tabellen verteilt, mit der Folge von Dateninkonsistenz),
• fehlende Nachvollziehbarkeit einzelner Planwerte,
• hoher Zeitaufwand beim Aufbereiten der Berichte, 
• Verwaltung unterschiedlicher Planversionen, 
• Mengenbegrenzungen durch Excel-Tabellen,
• u.v.m.

Diese Herausforderungen können durch eine integrierte, analytische Planungsanwendung auf Basis einer OLAP-Datenbank als „single point of truth" bewältigt werden. Die zentrale OLAP-Datenbank bietet als skalierbare und flexible Plattform die Basis und das notwendige Potenzial, um alle Aspekte einer integrierten Unternehmensplanung abzubilden.

Insgesamt wird der Planungsprozess erheblich beschleunigt und die Qualität der Plandaten verbessert, mit folgenden Vorteilen im Einzelnen:

• Erhebliche Verringerung der Anzahl Excel-Dateien im Planungsprozess. Beliebige Sichten auf die Plandaten der OLAP-Datenbank können über wenige Excel-Dateien generiert werden.
• Excel wird weiterhin als Front-End zur Plandateneingabe und für Auswertungszwecke eingesetzt, d.h. auf das Excel-Know-How der Fachabteilung kann weiterhin zugegriffen werden. Der Schulungsaufwand verringert sich dadurch erheblich.
• Der Planungsstatus ist jederzeit und auf beliebigen Aggregationsebenen abrufbar und auf Plausibilität prüfbar.
• Simulationen und „Was-wäre-Wenn-Szenarien" sind durch Anpassung von Planparametern oder flexible Änderungen von Strukturen in der OLAP-Datenbank abbildbar.
• Definition von Planversionen
• Integration des Forecast
• Einheitliche Schnittstellendefinition für die Integration von Ist-Daten oder zum Export der Plandaten an weitere Systeme
• Administration und Pflege der Datenbank durch die Fachabteilung
• Keine Beschränkung der Datenmenge
• Definition von Zugriffsrechten
• u.v.m.